Clario

Mandantenportal für Steuerberater: Was es ist und wie es abläuft

Ein Mandantenportal für Steuerberater ist eine Webseite, über die Mandanten ihrer Kanzlei Unterlagen übermitteln, statt sie per E-Mail, Post oder Messenger zu schicken. Die Kanzlei sieht zentral, was eingegangen ist und was fehlt. Clario ist so ein Portal: Mandanten brauchen kein Konto, bis zu 5 Mandanten pro Kanzlei sind kostenlos.

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Wie läuft ein Mandantenportal mit Clario ab?

  1. Die Kanzlei legt für einen Mandanten eine Checkliste mit Unterlagen und Frist an.
  2. Clario erzeugt einen persönlichen Portal-Link für diesen Mandanten.
  3. Der Mandant öffnet den Link und lädt Fotos oder PDFs hoch: Foto aufnehmen, PDF oder Foto auswählen, aus den Fotos wählen oder ein Dokument scannen (Beta).
  4. Die Kanzlei sieht im Dashboard Eingang, Fristen und die Ampel.

Welche Funktionen hat das Mandantenportal?

  • Checklisten mit Frist und Status je Unterlage, dazu die Ampel: rot, wenn nichts da ist, gelb bei einem Teil, grün bei vollständigen Unterlagen.
  • Erinnerungen mit Vorschau. Der Steuerberater prüft den Text jeder Mail an einen Mandanten vor dem Versand.
  • Digitale Unterschrift für Vollmacht und Datenschutzerklärung. Die Kanzlei lädt dafür ihre eigenen PDF-Vorlagen hoch.
  • Strukturierte Felder für die GwG-Identifizierung.
  • Export und Löschen: Daten eines Mandanten oder der ganzen Kanzlei als ZIP exportieren, einzelne Mandanten sofort und endgültig löschen.

Für welche Mandanten gibt es Checklisten-Vorlagen?

Clario bringt Vorlagen für Privatpersonen, Freiberufler, Kleingewerbe, GmbH und UG, PV-Betreiber, Vereine und Personengesellschaften mit. Dazu kommen Vorlagen für Einkommensteuer, Jahresabschluss, Lohnbuchhaltung und das GwG-Onboarding. Wie Sie damit arbeiten, steht auf der Seite Unterlagen von Mandanten einsammeln.

Wo liegen die Daten im Mandantenportal?

Datenbank und Dateispeicher liegen in Frankfurt am Main, die Web-App wird aus der Region Frankfurt ausgeliefert. E-Mails laufen über IONOS in Deutschland. Details zu allen Anbietern stehen in der Datenschutzerklärung der Web-App.

Clario ist kein Archiv. Die gesetzliche Aufbewahrung erledigt die Kanzlei in ihrem eigenen Archiv.

Häufige Fragen

Brauchen Mandanten im Mandantenportal ein Konto?

Nein, ein Konto ist nicht nötig. Die Kanzlei schickt einen persönlichen Portal-Link, der Mandant öffnet ihn am Handy oder Rechner und lädt Unterlagen hoch. Beim ersten Öffnen bestätigt er die Kenntnisnahme der Datenschutzinformation, die Textversion wird gespeichert. Die Kanzlei kann den Link verlängern oder sperren.

Wer sieht die Daten im Mandantenportal?

Jede Kanzlei sieht nur ihre eigenen Daten. Zugriffsregeln trennen die Daten je Kanzlei, und automatische Tests prüfen diese Trennung. Für die Kanzlei gibt es einen Login. Der Mandant erreicht über seinen persönlichen Link nur das Portal, das die Kanzlei für ihn angelegt hat.

Ist die KI im Mandantenportal Pflicht?

Nein, die KI-Funktionen sind standardmäßig ausgeschaltet. Nur die Kanzlei kann sie einschalten, und Clario zeigt vorher, welche Daten an den KI-Anbieter gehen. Für GwG-Dokumente und für Dokumente, die als Ausweis bezeichnet sind, werden keine Bilder an die KI übermittelt. Das Portal funktioniert auch ohne KI.

Was kostet das Mandantenportal von Clario?

Bis zu 5 Mandanten pro Kanzlei sind kostenlos. Die Anmeldung erfolgt mit der E-Mail-Adresse der Kanzlei, Zahlungsdaten sind nicht nötig. Für mehr als 5 Mandanten gibt es später ein Abo. Einen Preis nennen wir auf dieser Seite noch nicht.

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