Unterlagen von Mandanten einsammeln: Checklisten, Fristen und Ampel
Unterlagen von Mandanten einsammeln heißt in Clario: Sie legen eine Checkliste mit Frist an, der Mandant lädt per persönlichem Link ohne Konto Fotos und PDFs hoch, und die Ampel im Dashboard zeigt, was fehlt. Erinnerungen verschicken Sie erst nach Ihrer Prüfung der Vorschau. Bis zu 5 Mandanten sind kostenlos.
Wie funktionieren Checklisten für Mandantenunterlagen?
Für jeden Mandanten legen Sie eine Checkliste mit den benötigten Unterlagen und einer Frist an. Als Ausgangspunkt dienen Vorlagen für Privatpersonen, Freiberufler, Kleingewerbe, GmbH und UG, PV-Betreiber, Vereine und Personengesellschaften. Weitere Vorlagen gibt es für Einkommensteuer, Jahresabschluss und Lohnbuchhaltung.
Wie behalte ich Fristen und Eingang im Blick?
Im Dashboard sehen Sie je Mandant, was eingegangen ist und bis wann etwas fehlt. Die Ampel fasst den Stand zusammen:
- Rot: Es ist noch nichts eingegangen.
- Gelb: Ein Teil der Unterlagen ist da.
- Grün: Die Unterlagen sind komplett.
Wie erinnere ich Mandanten an fehlende Unterlagen?
Clario erstellt eine Erinnerung, und Sie sehen die Vorschau, bevor etwas verschickt wird. Der Steuerberater prüft den Text jeder Mail an einen Mandanten vor dem Versand. Wer mag, schaltet den KI-Entwurf für Erinnerungen ein. Standardmäßig sind alle KI-Funktionen aus.
Wie funktioniert der Portal-Link ohne Konto?
Der Mandant erhält einen persönlichen Link und öffnet ihn am Handy oder Rechner. Dort lädt er Fotos oder PDFs hoch. Beim ersten Öffnen bestätigt er die Kenntnisnahme der Datenschutzinformation. Der Link läuft standardmäßig 30 Tage nach der Frist ab, Sie können ihn verlängern oder sperren.
Wie ein Mandantenportal grundsätzlich aufgebaut ist und wo die Daten liegen, steht auf der Seite Mandantenportal für Steuerberater. Für neue Mandanten gibt es zusätzlich die GwG-Identifizierung.